利便性に優れている!!貸会議室を有効的に活用しよう!!

大型会議室

最近は、貸会議室を利用する方が多くなっています。以前は、貸会議室の利用と言ったら、会社や企業のイメージがありましたが、昨今は活用される用途に幅が出て、個人で利用する方も多くなってきています。今回は、今利用者が増加傾向にある「貸会議室」について色々ご紹介します。

貸会議室のニーズが増えた理由とは?!

ミーティングルーム
【個人的な利用者の拡大】
貸会議室は、昔は会社や企業が会議やプレゼンを大々的に行う為のスペースとして活用されてきました。しかし、時代の流れと共に貸会議室の用途も大きく変化をし、個人的に利用する場面も多くなってきました。今では、パーティー会場、展示会場、カルチャースクールの利用等、かなり活用されるシーンにも幅があり、誰でも気軽に貸会議室を利用するのが当たり前になっています。
【オフィスを狭く構える様になった事】
最近の会社や企業では、自社を維持するコストを削減させるために、会社にそこまで必要の無いスペースを排除したそこまで面積が無いオフィスを構える所が多くなってきています。それは、自社の維持費削減を目的とした取り組みなのですが、それによって、会議を行う場所やイベント等を行うスペースに貸会議室を活用する事が多くなった事が関係しています。広くオフィスを構えて高い維持費を払うよりも、必要な時に必要なスペースを確保して利用する事が出来る貸会議室は、自社に掛かるコスト削減にも繋がっています。

貸会議室選びの賢いポイント!!

省スペースな会議室

貸会議室を利用する際、失敗しない会議室を選ぶポイントを知っておくと、いざ会議室をレンタルする時に役に立ちますよね。では、一体どんな所に気を付けたら良いのでしょう。ここでは、貸会議室を選ぶ3つのポイントをお伝えします。

Point.1 【会議室の広さ・参加人数】
貸会議室を選ぶ際は、参加する人数をしっかり収容出来る会議室を選ぶ事が大切です。前以って参加人数を把握出来ている、または、決まっている場合は、その人数に見合った最適な部屋の広さを選ぶ事が出来ます。逆に、当日でも参加可能なイベントの場合には、余裕を持って少し広い会議室を選んでおく事がおススメです。また、机や椅子の数も会議室によって異なるので覚えておきましょう。
Point.2 【会議室の設備・備品】
貸会議室をレンタルする際、レンタルする前に当日必要となる備品をリストアップする事が大切です。その備品がレンタルしようと思っているレンタル会社で揃える事が出来るのか、必要な設備・備品は整っているか確認しておきましょう。自分で持参するPCと会議室のスクリーンの相性は問題無いか等、確認する事も必要です。また、長時間の利用の場合には、喫煙所やトイレの衛生面についても確認しておくと良いでしょう。
Point.3 【交通の利便性】
会場に集客してもらう際、交通アクセスが良い事と周辺環境についても考慮が必要です。参加する人が会場まで道に迷う事無く、場所について分かりやすい所を選ぶ事がポイントです。しかし、立地条件が良い会議室は早い段階で予約が埋まってしまうので、開催する日が早めに分かっている場合は早めの事前予約がおススメです。

おススメ!貸会議室会社「All Purpose」

ガラス張りの会議室

※この写真はイメージです。

実際に会議室を借りるとなった時、数ある貸会議室会社を検索して比較する事も大事ですが、「どこか良い貸会議室会社はないか…」とおススメな貸会議室会社があったら知りたいですよね。そんな方の為に、ここではおススメの貸会議室会社「All Purpose」さんをご紹介したいと思います。

手厚いサポート体制が整っている!

皆さんは貸会議室を借りる時、会場作りに悩む事はありませんか?自分達で会場作りをするのが初めての方であれば、何をどうすれば素敵な会場になるか分からない事も多いと思います。そんな時の為にAll Purposeでは、利用者側の立場になって会場作りに関して的確なアドバイスをしてくれる”カンファレンスコーディネーター”が常駐しています。カンファレンスコーディネーターは、今までの会場作りの経験を活かしながら、利用者一人一人のニーズに合ったアドバイスをしていきます。

  • 会場のレイアウトが上手くまとまらない
  • 会場に必要な物の見落としが無いか心配
  • 自分達が配布する資料について 等

心配・不安な点をしっかり解消して催事に臨む事が出来ます。また、カンファレンスコーディネーターは、催事当日には催事現場に常駐します。なので、万が一何か催事現場でトラブルが発生したとしてもカンファレンスコーディネーターがしっかり対応してくれるので会場でも安心です。

会議室の種類の多さ・設備の充実!

実際に会議室を借りるとなった時、会議室の部屋のタイプって大事ですよね。自分達が行う催事に適した会議室であるか、部屋のタイプよってその催事が成功するか失敗するか、そんな所にも繋がっていきます。All Purposeでは、大会議室~小会議室まで豊富に会議室を揃えているので、利用者の用途によって最適な空間スペースを選んでもらえるようになっています。

  • ホワイトボードがある部屋
  • スクリーンが設置されている部屋
  • 桜が窓から見える部屋 等

集客した参加者が快適に催事に参加する事が出来るように、様々な部屋の大きさ・特徴がある部屋を用意しています。快適な空間作りをする為に欠かせない部屋のバリエーションがある事は良いですよね。

また、All Purposeでは、設備に関しても大変充実しています。

  • プロジェクター
  • スクリーン
  • モニターディスプレイ
  • DVDデッキ
  • ブルーレイデッキ 等

このように、機材が揃っているので自分達で機材調達をしなくても良いので準備がとても楽に済ませる事が出来ます。また、スピーカーやマイク等も用意があるので、催事に必要な備品は自分達でどうしても用意が必要な物以外All Purposeで準備する事が出来ます。

更にAll Purposeで取り扱う会議室は、全会議室にWi-Fi設備があります。その為、例えば会議やイベント等でインターネット環境が必要な場合でも安心に快適に会議室を利用する事が出来ます。

懇親会・パーティーも出来る

All Purposeでは、部屋代込みのパーティープランも提供しています。All Purposeと提携しているケータリング会社が幾つかあるので、パーティーに出す料金をその中から選ぶ事が出来ます。イベントや会議が終わった後にパーティーを行う事も可能なので、パーティープランを利用される利用者の多くいます。料理の味も美味しく、利用者の評判も良いです。

まとめ

大きな窓の会議室

貸会議室は、利用する目的に合わせてその都度お手軽レンタルが可能なサービスです。手間が掛からずに、準備を進めていく事が出来、日頃時間がなく忙しい方でも利用する事が可能です。使用目的も多様に対応出来るので、人を集客して何か行う場として沢山の方に活用してもらう事が出来る様になっています。皆さんもサービスの行き届いた貸会議室を是非利用してみて下さいね。